Как согласовать заявку в 1с
Перейти к содержимому

Как согласовать заявку в 1с

  • автор:

Заявка на расходование денежных средств в «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей»

В организациях может возникнуть потребность в контроле за расходом денежных средств. Для этих целей возможно использовать документ «Заявка на расходование денежных средств» в конфигурациях «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей», с помощью которого можно будет спланировать и контролировать расходы денежных средств предприятия. Выполним следующие настройки в программе: в разделе «НСИ и администрирование», в группе «Настройка НСИ и разделов», в пункте «Казначейство и взаиморасчеты» устанавливаем галочку: «Заявки на расходование денежных средств».

Заявки на расходование денежных средств в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

Заявки на расходование денежных средств в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

При использовании «Заявок на расходование денежных средств» появляются дополнительные настройки в банковских счетах организации и кассах организации.

Заявки на расходование денежных средств в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

Если в кассе организации снята галка «Разрешить выдачу денежных средств без заявок на оплату», то расходные кассовые ордера не могут быть созданы без заявок. Если галочка стоит, то расходный кассовый ордер может быть создан как на основании заявки, так и без заявки.

Заявки на расходование денежных средств в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

Если рассматриваем банковский счет организации, то там ситуация аналогичная, без установленной галочки в «Разрешить списание денежных средств без заявок на оплату» отсутствует возможность создания документов списания с расчетного счета без заявки, загрузка банковских выписок не будет создавать документы списания безналичных денежных средств.

Заявки на расходование денежных средств в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

Создаем документ «Заявка на расходование ДС»: раздел «Казначейство», группа «Планирование и контроль денежных средств», пункт «Заявка на расходование денежных средств».

По кнопке «Создать» необходимо выбрать нужный вид операции документа, например, Оплата поставщику, Выдача подотчетнику, Перечисление налогов и взносов и т.д.

Заявки на расходование денежных средств в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

Заявку на расходование денежных средств также можно создать из документов, нажав «Создать на основании». Такими документами могут быть: «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг», «Приобретение услуг и прочих активов».

Заявки на расходование денежных средств в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

Когда «Заявка на расходование денежных средств» создается на основании существующего документа, который формирует задолженность нашей организации перед контрагентом, то происходит автоматическое заполнение реквизитов, таких как Организация, Подразделение, Получатель, Объект расчетов, Основание платежа и т.д. В заявку автоматически подставляется сумма задолженности в реквизит «Сумма». При оформлении документа «Заявка на расходование денежных средств» на примере вида операции документа «Оплата поставщику» заполняем все реквизиты документа.

На закладке «Основное»:

Заявки на расходование денежных средств в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

Организация — необходимо выбрать из предложенного списка организаций с помощью кнопки, либо путем ввода наименования в поле (требуемое значение будет предложено для выбора).

Подразделение — из справочника «Структура предприятия» необходимо выбрать подразделение, по которому должен произойти платеж.

Заявитель – лицо, сделавшее запрос на расход денежных средств.

Планирование — по умолчанию устанавливается «В валюте платежа».

Сумма — указывается сумма требуемого платежа.

Дата платежа — указывается дата, на которую необходимо запланировать платеж поставщику.

Форма платежа – безналичными денежными средствами или наличными. Если безналичные, то по заявке можно оформить документ «Списание с расчетного счета»; если наличными, то документ «Расходный кассовый ордер». На вкладе «Распределение по счетам» в зависимости от выбранной формы можно указать вариант списания: с расчетного счета или из кассы.

Получатель — указывается поставщик из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.

Счет получателя — при выборе «Получателя» автоматически устанавливается счет получателя, при необходимости, если на предоставленном поставщиком «Счете на оплату» указан иной счет, необходимо выбрать требуемый из справочника «Банковские счета».

По команде «Заполнить» происходит заполнение назначение платежа.

«Перечисление в бюджет» – данный флаг устанавливается, если платеж является перечислением в бюджет. Установка флага позволяет ввести требуемые для платежей в бюджет значения КБК, ОКТМО и т.п.

Заявки на расходование денежных средств в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

На закладке «Расшифровка платежа» указывается подробная информация о платеже и взаиморасчетах с получателем. Платеж можно ввести списком, т.е. распределить по нескольким объектам расчета, либо без разбиения, при этом есть возможность выбрать только один объект расчетов.

1) Объект расчетов — можно указать «Договор с контрагентом» или согласованный документ «Заказ поставщику», а также «Приобретение товаров и услуг» или «Приобретение услуг и прочих активов».

2) Поставщик — поле заполняется автоматически при выборе объекта расчетов. Устанавливается элемент справочника «Партнеры», указанный в соответствующем поле объекта расчетов. Доступно в том случае, когда партнеры и контрагенты ведутся независимо.

3) Сумма взаиморасчетов — устанавливается автоматически при проведении документа.

4) Ставка НДС.

5) Статья ДДС — указывается статья движения денежных средств, соответствующая типу платежа.

Заявки на расходование денежных средств в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

На закладке «Распределение по счетам» указывается банковский счет организации или касса организации, с которых необходимо произвести списание денежных средств. Сумма и дата платежа устанавливается автоматически по данным, указанным на вкладке «Основное».

Документ проводится в статусе «Не согласована», статус меняется в процессе согласования. Если документ согласован, то рядом со статусом выходит имя пользователя, согласовавшего документ. Приоритет заявки при создании автоматически устанавливается «Средний».

Заявки на расходование денежных средств в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

Документ «Заявка на расходование денежных средств» может находиться в разных статусах:

«Не согласована» – Заявка формируется.

«Согласована» – Заявка включена в план платежей.

«К оплате» – разрешено оформление платежных документов на основании Заявки.

«Отклонена» – руководство компании не согласилось с заявленным платежом.

После прохождения всех этапов согласования документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате».

Для того, чтобы увидеть, какие заявки на расходование денежных средств находятся в статусе «К оплате», обратимся к отчету «Заявки к оплате». Данный отчет можно найти в разделе «Казначейство», группа «Отчеты по казначейству», пункт «Заявки к оплате».

Отчеты по казначейству в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

Отчет содержит данные по контрагентам, валюте, заявкам, назначениям, получателю и плательщику. В данном отчете можно проконтролировать, оплачена ли заявка, вовремя или нет.

Заявки к оплате в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

В разделе «Казначейство» – «Планирование и контроль денежных средств» есть рабочее место по согласованию «Заявок на расходование денежных средств». Рабочее место позволяет быстро и массово согласовывать заявки различных пользователей и подразделений.

Заявки к согласованию в 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УТ

Из документа «Заявка на расходование денежных средств» в зависимости от выбранной формы оплаты можно создать на основании документы «Списание безналичных денежных средств», «Расходный кассовый ордер». Созданные на основании документы будут заполнены данными, которые содержались в заявке. Например, документ «Списание безналичных денежных средств».

Согласование заявок на командировку в 1С:ERP Управление предприятием 2

  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png
  • изображение.png

Несмотря на наличие информации в интернете о работе с заявками на командировку в ERP, в том числе, на ИТС, подробно о методике и нюансах согласования заявок на командировку ни где не увидел. Эта публикация — попытка восполнить этот пробел.

Заявка на командировку

Подготовительные настройки для дальнейшей работы требуют включения функциональных опций. Таких опций две. Первая опция включает механизм согласования Заявок на командировку и согласования и оплату расходов на командировку, а вторая опция включает механизм учета дней командировки для расчета заработной платы.

Для рассмотрения темы согласования Заявок на командировку включим эту опцию как показано на следующей схеме:

Включать функционал учета командировки в расчете заработной платы мы не будем, сделав допущение, что этот функционал множество компаний может вести отдельно в 1С:ЗУП и на механизм согласования Заявок на командировку ни как не повлияет.

Ещё одним обязательным условием для реализации согласования Заявок на командировку будет наделение прав ряда сотрудников для создания этих самых Заявок на командировку, которые нужно будет согласовывать. Для этого в 1С:ERP есть предустановленный Профиль «Инициатор заявок на командировку» с Ролью «Добавление и изменение заявок на командировку».

Сам процесс создания Заявки на командировку и заполнение необходимых полей хорошо описан на ИТС.

Командировка сотрудника начинается с планирования и согласования. Для этого в системе предусмотрен документ Заявка на командировку (раздел Казначейство – Подотчетники).

В данном документе предусмотрены следующие статусы:

  • Подготовлена;
  • Рассматривается;
  • Согласована;
  • Отклонена;
  • Отозвана.

Согласование документа может быть выполнено с использованием конфигурации 1С:Документооборот так и без использования Документооборота.

Рассмотрим эти 2 варианта.

Согласование непосредственно в 1С:ERP

Чтобы иметь возможность согласовывать документы «Заявка на командировку» без использования 1С:Документооборот в ERP у пользователя должны быть права обеспечиваемые ролью «Согласование заявок на командировку».

Таким образом для комплексного решения поставленной задачи необходимо:

  1. получить список сотрудников, которых необходимо наделить таким правом, для того, чтобы внести их учетные записи в соответствующую группу доступа;
  2. согласовать и в дальнейшем настроить ограничения для согласующих. Например: только руководители подразделений могут согласовывать командировку сотрудникам именно их подразделений.

Сам процесс согласования довольно простой и возможен как из списка заявок нажатием кнопки Согласовать или кнопки Отклонить так и из самого документа:

Встает вопрос, а как узнает сотрудник согласовывающий такие Заявки, о том, что надо согласовать или отклонить такую заявку. Для этого можно воспользоваться механизмом Задание.

На этом механизм согласования Заявок на командировку штатными средствами 1С:ERP завершен.

Возможно согласование Заявок на командировку с помощью 1С:Документооборот

Для этого достаточно прав только на просмотр заявок на командировку предоставленных ролью «Чтение заявок на командировку»

Сам процесс запуска согласования доступен через команду Создать на основании → Документооборот: Процесс

Чтобы запустился процесс согласования через 1С:Документооборот необходимо настроить Интеграцию с 1С:Документооборот. Как это делается есть множество публикаций в Интернет, но об одном нюансе там не сказано — это настройка обмена статусами в правилах интеграции между Документооборотом и ERP.

Ниже представлен код выражения на встроенном языке.

Предварительно в Документообороте необходимо создать Шаблон процесса согласования.

При запуске процесса согласования из ЕРП через Документооборот будут представлены следующие окна

На этом процесс согласования через Документооборот завершен.

Сравнивая эти два способа согласования просматриваются плюсы и минусы этих решений:

Согласование в ЕРП

Согласование в Документообороте

Скорость изменения статуса согласования

После проставления всех виз через промежуток времени установленный в расписании регламентного задания по обмену ЕРП и ДО

Количество согласующих лиц

В соответствии с согласованным шаблоном согласования

Оповещение о необходимости согласования

Через Задание (которое необходимо дополнительно для этого создать) и далее оповещение на начальной странице — Раздел Мои Задачи

Через оповещение на начальной странице ЕРП — Раздел Документооборот: задачи мне

Помимо самого процесса согласования Заявки на командировку необходимо не забыть о всех сопутствующих документах, создаваемых на основании Заявки на командировку, таких как:
— Авансовый отчет
— Бронирование
— Расходный кассовый ордер
— Списание безналичных ДС

Также на основании документа Заявка на командировку можно сформировать следующие отчеты:
— Лимиты расхода ДС;
— Оплата заявок на расходование денежных средств;
— Контроль выданных подотчетному лицу авансов.
При необходимости существует возможность прикреплять файлы к документу Заявка на командировку.

Но это уже совсем другая тема.

Если статья была полезной, то плюсаните, чтобы была хоть какая то обратная связь.

P.S. Ещё один момент хочу осветить:

Сложные бизнес-процессы обработки документов не получиться использовать без того, чтобы предварительно не настроить маршруты их прохождения. Давайте посмотрим, как настраивать и использовать маршрутизацию в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Чтобы настроить условия маршрутизации в 1С Документооборот, переходим в раздел «Управление процессами» и выбираем меню «Условия маршрутизации».

Пример ниже описывает задачу, когда нужно менять участников согласования в зависимости от условий.

Если Автор документа = Руководитель подразделения, то согласует Руководитель организации иначе согласует руководитель подразделения.

С правой стороны расположены реквизиты выбранного объекта для использования в выражениях встроенного языка. В этом же окне, не выходя

из конструктора, можно проверить созданное условие на работоспособность.

Как согласовать заявку в 1с

Порядок работы с заявками на расходование денежных средств в системе 1С:ERP

В рамках запуска новой системы 1С:ERP бумажные заявки на оплату будут заменены на электронные заявки на расходование денежных средств. С помощью данного экспресс-курса вы познакомитесь с порядком работы с новыми электронными заявками.

Создание заявки на расход ДС

У электронной заявки на расходование денежных средств очень много вариантов операций, ниже рассмотрены наиболее часто используемые:

1. Оплата поставщику по договору

2. Оплата поставщику на основании заказа поставщику

По заявке на расходование ДС можно согласовать расходы и по другим хозяйственным операциям с помощью инструкций, которые вы можете найти здесь.

Полный перечень хозяйственных операций и соответствующие им инструкции:

Хозяйственная операция Инструкция
Оплата поставщику за ТМЦ Оплата поставщику на основе заказа
Оплата ТЗР, КАУР Оплата поставщику по договору
Оплата налогов и взносов Оплата налогов и взносов
Оплата таможне Таможенные платежи
Перечисление лизинговых платежей Оплата кредитов и займов
Выплата процентов и долга по кредиту Оплата кредитов и займов
Выдача займа контрагенту Выдача займа
Выплата алиментов Прочие расходы (на примере выплаты алиментов)
Выплата дивидендов Прочие расходы (на примере выплаты алиментов)
Прочие выплаты, сразу списываемые на расходы Прочие расходы (на примере выплаты алиментов)
Возврат оплаты клиенту Оплата поставщику по договору
Выплата з/п Выплата заработной платы

Отправка заявки на согласование

В завершении оформления заявка должна быть отправлена на согласование, которое также проводится в электронном виде.

Согласование заявки на расходование ДС

В 1С настроены сложные процессы, с помощью которых все ответственные лица своевременно получат задачи по согласованию заявки на расходование ДС

Взаимодействие с инициатором заявки во время согласования

При отклонении заявки и отправке ее на повторное согласование вся цепочка согласования начинается заново!

Т.е. если в процессе согласования участвуют 10 человек и 10-й участник согласования отклонил заявку, то повторное согласование снова потребует участия всех 10ти человек.

Чтобы избежать ситуации многократного согласования одним человеком одной и той же заявки следует использовать механизм вопросов/ответов для взаимодействия с инициатором.

Как увидеть текущий статус согласования заявки на расходование ДС?

Согласование заявок на расходование денежных средств в 1С:УПП

Для регистрации намерений по расходованию денежных средств предусмотрен документ Заявка на расходование денежных средств. Характер и назначение планируемого списания денежных средств определяются предопределенными видами операций документа.

Использование заявок на расходование денежных средств позволяет выполнить следующие задачи:

  • отразить потребность на денежные средства со стороны подразделений предприятия;
  • спланировать расход денежных средств, сформировать платежный календарь;
  • предотвратить несогласованные выплаты денег;
  • проконтролировать объем допустимых к расходу денежных средств.

Вообще, заявки на расходование денежных средств можно использовать и без механизма согласования. Платежный календарь будет формироваться. Но часто бывает необходимо контролировать расход денежных средств, а для этого нужно согласование и, часто, многоэтапное.

1. Включение механизма согласования заявок.

Механизм согласования заявок на расход денежных средств включается отдельно для каждой Организации. Для включения необходимо заполнить регистр сведений Настройки согласования заявок. В нем нужно указать Организацию и дату, с которой должно работать согласование.

Согласование заявок на расходование денежных средств в 1С:УПП

2. Создание маршрутов согласования заявок

Маршрут согласования заявок определяет стадии, которые заявка проходит перед окончательным утверждением. Маршруты описываются в иерархическом справочнике Маршруты согласования.

Справочник заполняется в обратном порядке. Т.е. сначала создается последний этап маршрута, потом предпоследний и т.д. При этом у каждого этапа, кроме последнего, заполняется реквизит Следующий этап.

Кроме того, для каждого этапа определяются пользователи, имеющие право согласования заявки.

Настройка согласования заявок на расходование денежных средств в 1С:УПП

Маршрут должен состоять хотя бы из одного этапа. Можно создавать неограниченное количество маршрутов.

3. Добавление права согласования заявок на расход денежных средств

Пользователям, участвующим в согласовании заявок нужно установить соответствующее право.

Права пользователей устанавливаются в интерфейсе Администрирование пользователей. Меню Пользователи – Пользователи. Открыв карточку нужного пользователя, нужно добавить ему роль Согласование заявок на расходование ДС.

Согласование заявок

4. Назначение маршрутов согласования заявок подразделениям

Каждому подразделению, где ведется работа с заявками, необходимо назначить маршрут согласования.

Если механизм согласования включен, а для подразделения не назначен маршрут согласования, провести заявку будет невозможно.

Назначение маршрутов подразделениям производится в регистре сведений Настройки маршрутов согласования заявок. Необходимо указать Подразделение и первый этап маршрута согласования.

Согласование заявок. Настройка маршрутов

5. Согласование заявок

При создании заявок 1С подбирает необходимый маршрут согласования. Согласование заявок осуществляется с помощью обработки Согласование заявок.

После создания заявок, они появляются в этой обработке у пользователей, которые указаны в первом этапе маршрута согласования.

Первоначально заявки имеют статус Подготовлено. Их можно согласовать, отложить или отклонить через меню Изменить состояние. Если заявка согласована, она переходит на следующий этап маршрута согласования и становится видна пользователям, указанным в данном этапе маршрута.

Согласование заявок

После согласования на всех этапах маршрута заявка получает статус Утверждено.

6. Изменение согласованных заявок

Изменить согласованные заявки нельзя.

Если требуется внести в заявки изменения, необходимо перевести их в состояние Отложен, изменить, а затем заново согласовать. Для этого нужно в обработке Согласование заявок установить фильтр Обработаны, а затем изменить состояние нужной заявки.

Согласование заявок на расходование денежных средств в 1С:УПП

Возможные доработки

Система согласования заявок в 1С:УПП не совершенна, поэтому многие компании дорабатывают ее под свои бизнес-процессы. Так, в нашем случае, было добавлено ограничение максимальной суммы заявки, которую может согласовать пользователь. Эта настройка устанавливалась в Дополнительных правах пользователя и учитывалась при отображении заявок в обработке Согласование заявок. Если сумма заявки оказывалась выше, чем лимит пользователя, то такая заявка не отображалась в обработке и пользователь не мог ее согласовать.

Согласование заявок. Доработки

Раздел: Настройка Приемы работы Статьи по 1С Метки: 1С:УПП, Настройка 1С

Добавить комментарий Отменить ответ

Теперь мы в соцсетях! Подписывайтесь, чтобы получать информацию о последних обновлениях или задать вопрос.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *