Что такое состояние эдо в 1с
Перейти к содержимому

Что такое состояние эдо в 1с

  • автор:

Пакеты электронных документов

В ряде случаев пользователям требуется по одной сделке отправлять несколько документов контрагенту. Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность объединять данные документы в один пакет. При этом связанные документы учётной системы и присоединённые файлы будут автоматически доступны для выбора при формировании пакета электронных документов.

ПакетыЭлектронныхДокументов1.png

Формирование пакета происходит из формы просмотра электронного документа перед его отправкой контрагенту (ЭДО – Просмотреть электронный документ). Для объединения документов требуется нажать «Добавить в пакет», а затем из выпадающего списка выбрать месторасположение необходимых документов.

ПакетыЭлектронныхДокументов2.png

  • Файл с компьютера
  • Файл из хранилища

Данная команда позволяет выбрать файл из ранее сформированного хранилища без обращения к директории компьютера пользователя.

ПакетыЭлектронныхДокументов3.png

  • Документ информационной базы

Данная команда позволяет добавить в пакет электронный документ, созданный на основании связанных документов учётной системы и присоединённых файлов. В случае отсутствия электронного документа он будет сформирован на основании данных из документа учёта, представленного в списке. При этом имеется возможность добавить не только формализованный документ, но и печатную форму как PDF – вложение в исходящий произвольный документ. Формализованный документ будет сформирован в формате, который установлен в действующей настройке отправки с данным контрагентом.

ПакетыЭлектронныхДокументов4.png

Если нужный документ учёта отсутствует в окне выбора, необходимо нажать «Добавить другой» и указать соответствующий вид документа из представленного списка.

ПакетыЭлектронныхДокументов5.png

В открывшемся журнале документов учёта требуется выбрать интересующий документ, после чего он станет доступен для добавления в пакет.

ПакетыЭлектронныхДокументов6.png

После добавления второго электронного документа произойдёт их объединение в пакет. Для переключения между документами следует использовать появившиеся вкладки.

ПакетыЭлектронныхДокументов7.png

Чтобы исключить документ из пакета, следует нажать закрыть на необходимой вкладке. Добавление следующих документов осуществляется при помощи соответствующей кнопки.

Программа «1С» позволяет добавить в пакет неограниченное количество документов, однако на стороне оператора ЭДО может быть установлено ограничение. Пользователи, которые при подключении к 1С-ЭДО выбрали оператора АО «Калуга-Астрал», могут отправить до 30 документов в одном пакете. Узнать об ограничениях у других операторов можно в технической поддержке сервиса.

ПакетыЭлектронныхДокументов8.png

Если число документов в одном пакете превышает три, то все остальные документы доступны для просмотра по ссылке «ещё» на панели вкладок пакета.

ПакетыЭлектронныхДокументов9.png

Для подписания и последующей отправки всех документов достаточно нажать «Подписать и отправить пакет».

Стандартными настройками предусмотрено пакетное отображение электронных документов в рабочем месте «Текущие дела ЭДО».

ПакетыЭлектронныхДокументов11.png

При необходимости режим просмотра можно изменить. Для этого следует перейти в «Настройки просмотра» и отключить пакетное отображение.

ПакетыЭлектронныхДокументов12.png

При данном варианте просмотра документы будут отображаться отдельно.

ПакетыЭлектронныхДокументов13.png

Независимо от настройки просмотра, при переходе в электронный документ произойдёт открытие пакета на вкладке, соответствующей выбранному документу.

2. ПОЛУЧЕНИЕ ПАКЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Входящие документы будут отображаться в пакете при условии, что отправитель выполнил их объединение перед отправкой.

Все операции по обработке документов, такие как утверждение, подписание, отклонение, аннулирование можно выполнить с пакетом целиком. Для пакетной обработки следует использовать соответствующие команды.

ПакетыЭлектронныхДокументов14.png

При необходимости документы можно обработать отдельно, например, часть принять, а остальные отклонить. Для этого требуется выбрать интересующий документ, на соответствующей вкладке пакета нажать «Другие действия — Действия с документом» и выполнить необходимую команду.

ПакетыЭлектронныхДокументов15.png

От контрагентов, работающих в системе СБИС, могут поступать пакеты, по которым действия с отдельными документами недоступны. Данные пакеты можно обработать только целиком.

ПакетыЭлектронныхДокументов16.png

Также вам может быть интересно:

Передача статусов электронных документов через универсальный формат обмена данными EnterpriseData версии 1.7 и выше

Универсальный формат EnterpriseData предназначен для обмена данными между прикладными решениями 1С внутри компании, в том числе между разнородными и территориально удаленными информационными системами. Общее описание формата можно посмотреть в статье на сайте ИТС.

Начиная с версии EnterpriseData 1.7, появилась возможность передавать статусы электронных документов. Ниже приведены примеры использования такой возможности.

Пример 1. Обмен данными между 1С:Клиент ЭДО ред. 2 и 1С:Бухгалтерия ред. 3.0

Функционал ЭДО встроен во все типовые программы 1С, в которых ведется оформление и обработка документов по сделкам с контрагентами, и вести работу с электронными документами можно непосредственно в 1С:Бухгалтерии. Но в некоторых случаях организовать обмен документами с контрагентами можно в отдельной конфигурации 1С:Клиент ЭДО — например, если:

  • формирование документов учета происходит в нескольких информационных системах,
  • доступ в Интернет ограничен на компьютере, на котором установлена программа учета,
  • программа, в которой ведется учет, существенно доработана и редко обновляется.

После настройки синхронизации между программами станет возможным передавать статусы электронных документов:

1. В 1С:Бухгалтерии пользователь создает документ реализации товаров и услуг и выгружает его через синхронизацию. Состояние ЭДО в журнале документов реализации отображается как «Не начат».

Передача статусов ЭД, рис.1.png

2. В 1С:Клиенте ЭДО, на основании данных, полученных из 1С:Бухгалтерии, создается (автоматически или ответственным сотрудником) документ информационной базы, у которого состояние будет также «Не начат».

Передача статусов ЭД, рис.2.png

3. После отправки электронного документа и обработки его контрагентом состояние ЭДО изменится на «Ожидание подтверждения отправки» и в 1С:Бухгалтерии, и в 1С:Клиенте ЭДО.

Передача статусов ЭД, рис.3.png

4. После выполнения всех регламентных действий состояние ЭДО изменится на «Завершен».

Передача статусов ЭД, рис.4.png

Таким образом, бухгалтер будет видеть изменение состояния ЭДО в своей учетной системе, несмотря на то, что документы были отправлены из другой программы.

Пример 2. Обмен данными между 1С:Бухгалтерия ред. 3.0. и 1С:Управление торговлей ред. 11

В рассматриваемом примере оформление документов реализации для клиентов происходит в конфигурации 1С:Управление торговлей, а регламентированный учет ведется в конфигурации 1С:Бухгалтерия.

После настройки синхронизации между программами станет возможным передавать статусы электронных документов:

1. В 1С:Управлении торговлей пользователь (менеджер) сформировал документы реализации. Состояние ЭДО отображается как «Не начат».

Передача статусов ЭД, рис.5.png

2. После отправки электронного документа контрагенту и получения ответной подписи состояние ЭДО изменится на «Завершен».

Передача статусов ЭД, рис.6.png

3. После проведения синхронизации в 1С:Бухгалтерии появится документ реализации, по которому будет показано состояние ЭДО.

Передача статусов ЭД, рис.6.png

Таким образом, бухгалтеру не нужно уточнять состояние документов у менеджера, т.к. бухгалтер сможет видеть изменение состояния ЭДО в своей учетной системе.

Пример 3. Обмен данными между 1С:Бухгалтерия ред. 3.0. и 1С:Розница 2

В рассматриваемом примере электронный документооборот и оформление документов поступлений происходит в конфигурации 1С:Розница, а регламентированный учет и сдача отчётности ведется в конфигурации 1С:Бухгалтерия.

После настройки синхронизации между программами станет возможным передача документов учётной системы, а также статусов электронных документов по ним:

1. В 1С:Розница пользователь (товаровед) получает и подписывает электронные документы, оформляет поступление товаров, в котором указывает комментарий для бухгалтера.

Передача статусов ЭД, рис.8.png

2. После проведения синхронизации в 1С:Бухгалтерии появится документ поступление, по которому будет показано состояние ЭДО и комментарий товароведа.

Передача статусов ЭД, рис.9.png

Таким образом, бухгалтер получит необходимые данные для регламентированного учёта и сдачи отчётности. Также бухгалтеру не нужно уточнять состояние электронных документов у товароведа, т.к. он сможет видеть изменение состояния ЭДО в своей учетной системе.

Ваша проблема решена?

Ваше сообщение отправлено.

Контроль наличия первичных учетных документов при использовании 1С-ЭДО

О том, как пользователю в программе «1С:Бухгалтерия» редакции 3.0 контролировать наличие надлежаще оформленных бумажных документов и формировать отчеты по проблемной «первичке», можно прочитать в статье на ресурсе для бухгалтеров БУХ.1С. С переходом на электронный документооборот данный вопрос решается проще. Рассмотрим, какие возможности по контролю первичных документов есть у пользователя 1С, который для обмена документами с контрагентами использует встроенный сервис 1С-ЭДО.

Если в отношении бумажных документов бухгалтерской службе необходимо вручную устанавливать флаги о получении или подписании документа, то при использовании ЭДО статусы электронных документов и связанных с ними документов учета изменяются автоматически.

По мере выполнения регламентных действий документ принимает разные состояния ЭДО, например:

  • Ожидается извещение о получении – электронный документ отправлен контрагенту, но контрагент еще не прислал извещение о его получении.
  • Ожидается подтверждение – электронный документ отправлен контрагенту, контрагент его получил, но еще не подписал.
  • Требуется утверждение – получен входящий электронный документ от контрагента, который в случае согласия нужно утвердить, подписать и отправить.

Подробнее про регламент и возможные состояния ЭДО — в отдельной статье на сайте 1С-ЭДО.

1. Состояние ЭДО в списке документов учета.

Перед отправкой электронного документа контрагенту, продавец должен создать первичный документ и провести его. Далее на основании документа учета нужно создать электронный документ и подписать его электронной подписью. Пошагово процесс по выставлению электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии» приводится в материале на сайте ИТС.

Для тех контрагентов, с которыми настроен ЭДО, в списке документов реализации будет отображаться состояние ЭДО.

Контроль электронной первички рис.1.png

В целях осуществления контроля «первички», по которой еще не завершены регламентные действия, можно воспользоваться отбором. Для этого нужно кликнуть по кнопке «Еще» и выбрать команду «Настроить список».

Контроль электронной первички рис.2.png

В открывшемся окне нужно найти «Состояние ЭДО» слева в доступных полях и кликнуть по кнопке «Выбрать».

Контроль электронной первички рис.3.png

Для отбора документов реализации нужно добавить несколько полей со значением «Не равно»:

  • Не начат – на документ учета ещё не сформирован электронный документ.
  • На подписи – электронный документ сформирован, но не подписан электронной подписью.
  • Завершен – необходимые действия по данному электронному документу выполнены всеми участниками обмена.
  • Завершен с исправлением – выполнены все необходимые действия по обмену корректировочными документами после получения уведомления об уточнении.
  • Закрыт принудительно – электронный документ был изъят из активного документооборота.
  • Аннулирован – электронный документ аннулирован по соглашению обеих сторон.

По документам реализации с перечисленными статусами ЭДО контроль «первички» не требуется.

Контроль электронной первички рис.4.png

После добавления нажать «Завершить редактирование». Благодаря использованию фильтров будет сформирован список документов, по которым нужен контроль.

Контроль электронной первички рис.5.png

Аналогичным образом можно формировать список документов поступлений. Покупатель, получив электронный документ от контрагента, должен его проверить, подписать электронной подписью и отразить в учете. Пошагово процесс по получению электронного первичного документа в «1С:Бухгалтерии» приводится в материале на сайте ИТС.

Для отбора документов поступления нужно добавить следующие поля со значением «Не равно»:

Контроль электронной первички рис.6.png

  • Завершен
  • Завершен с исправлением
  • Аннулирован
  • Закрыт принудительно

2. Состояние ЭДО в списке электронных документов.

Из списка документов реализации или поступлений можно перейти в рабочее место «Текущие дела ЭДО», кликнув по кнопке «ЭДО» и выбрав соответствующую команду.

Контроль электронной первички рис.7.png

«Текущие дела ЭДО» представляют собой специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, справа — список электронных документов. Для списка электронных документов доступны быстрые отборы.

Контроль электронной первички рис.8.png

Необработанные электронные документы в папках блока «Входящие» означают, что для соответствующих учетных документов ЭДО не завершен. Сотруднику, отвечающему за обработку электронных документов, нужно периодически просматривать рабочее место «Текущие дела ЭДО» и выполнять нужные действия с документами, находящимися во «Входящих».

Следует также обратить внимание на папку «На контроле» группы «Исходящие» — по находящимся здесь документам ожидаются действия со стороны других участников обмена — контрагента или оператора ЭДО. Если определенные документы находятся «На контроле» продолжительное время, сотруднику, отвечающему за обработку электронных документов или взаимодействие с контрагентами, нужно связаться с контрагентом для завершения ЭДО. Если сотрудник выяснит, что контрагент не может выполнить нужные действия с электронным документом по техническим или иным причинам, нужно найти другой способ оформления и подписания первичного учетного документа по этой сделке.

Важно совершать регулярные обмены с контрагентами по ЭДО и не оставлять без внимания необработанные документы в «Текущих делах ЭДО». Если следовать принципу, что в папках «Текущих дел ЭДО» не должно быть каких-либо электронных документов (все документы обработаны), то и с первичными документами должно быть все в порядке.

При необходимости можно открыть электронный документ непосредственно из связанного документа учета по кнопке «ЭДО» – «Посмотреть электронный документ».

Контроль электронной первички рис.9.png

Также электронный документ можно найти в общем списке в «Архиве ЭДО», если перейти по соответствующей ссылке в форме «Текущие дела ЭДО».

Контроль электронной первички рис.10.png

Ваша проблема решена?

Ваше сообщение отправлено.

1С ЭДО — что это? И другие вопросы про электронный документооборот

1С:Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?

Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.

Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.

Из нашей статьи вы узнаете:

  • В каких программах «1С» реализован ЭДО?
  • С чего начинается работа с ЭДО?
  • Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения»?
  • Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
  • Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
  • Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?
  • Что делать после принятого приглашения в сервисе 1С:ЭДО?
  • Как правильно распечатать электронный документ?
  • Как отправлять универсальный передаточный документ?
  • Что такое состояние ЭДО в «1С»?
  • С какими операторами работает ЭДО?
  • Группы в ЭДО
  • Виды групп в ЭДО:
  • Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

В каких программах «1С» реализован ЭДО?

Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:

  • «1С:Бухгалтерия 8» ред. 2.0 и 3.0;
  • «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0 и 2.0;
  • «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 1.1 и 2.0;
  • «1С:Управление производственным предприятием 8»;
  • «1C:Управление нашей фирмой»;
  • «1C:Управление холдингом»;
  • «1С:Управление торговлей 8» ред. 10.3 и 11;
  • «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
  • «Клиент ЭДО» ред. 1.0;
  • «Клиент ЭДО» ред. 2.0.

С чего начинается работа с ЭДО?

Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.

Чтобы отправить приглашение, нужно:

  • Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
  • Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
  • В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек ЭДО» и «Контрагент».
  • После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
  • Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения». (рис.1)

Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта». Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента. Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.

Форма приглашения

Рис.1 Окно «Форма приглашения»

Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор. При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы. Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке. Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?

В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)

Папки раздела Приглашение.png

Рис.2 Папки раздела «Приглашения»

В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя. В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом. В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?

В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)

Символ означающий, что контрагент подключен к ЭДО.png

Рис.3 Знак наличия подключения к «1С-ЭДО»

Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

  • Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая из сторон, плата за настройку не взимается.
  • После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
  • После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку «Отправить и получить».
  • После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур и другие.

Приглашение принято. Что дальше?

Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.

Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.

Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».

Как правильно распечатать электронный документ?

Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.

Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:

  • Открыть документ в «Архиве ЭДО».
  • Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
  • В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
  • В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.

Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа. В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель. Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

  • УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
  • УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

  • Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
  • Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ).

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.

Для этого нужно:

  • Открыть «Настройки ЭДО».
  • Выбрать нужного контрагента.
  • Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
  • Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.4)

Смена формата электронного документа.png

Рис.4 Смена формата электронного документа

Что такое состояние ЭДО в «1С»?

В любой программе «1С» вы можете узнать состояние по электронному документообороту или, иными словами, статус документа. Это можно несколькими способами:

  • открыть список документов учета и найти столбец «Состояние ЭДО»;
  • открыть нужный учетный документ;
  • в архиве «1С-ЭДО» нужно перейти в соответствующую вкладку (Входящие/Исходящие) и выбрать столбец «Состояние ЭДО».

Для того, чтобы посмотреть регламент ЭДО в электронном документе, вам потребуется нажать на кнопку «Скрыть/показать панель регламента ЭДО».

Рассмотрим типовые состояния документов по ЭДО и их значения:

    «ЭДО завершен» – все необходимые действия по этому документу выполнены со стороны всех участников обмена (рис.1)

Рис.1. Состояние документов «ЭДО завершен»

Рис.2. Состояние документов «На подписи» в ЭДО

С какими операторами работает ЭДО?

К ЭДО вы можете подключиться через следующих операторов:

  • «Такском»
  • «Линк-Сервис»
  • «СКБ Контур»
  • АО НИИАС
  • Synerdocs
  • «ТаксНет»
  • АО НТЦ СТЭК

Группы в ЭДО

Для удобства пользователей при работе с документами в «1С-ЭДО» существует разделение на различные группы. Вид группы зависит от статуса события, например: формирование, обработка, контроль и др.

Виды групп в ЭДО:

  • «Сформировать» – в эту группу помещают документы из информационной базы, для которых необходимо сформировать электронные документы.
  • «Обработать» – здесь находятся ЭДО, для которых требуются действия с вашей стороны. Например, утвердить или подписать.
  • «Утвердить» – ЭДО, которые необходимо утвердить.
  • «Подписать» – электронные документы, которые ожидают подписания.
  • «Уточнить» – электронные документы, отклоненные получателем и требующие корректировки.
  • «Исправить» – отправленные электронные документы, требующие исправления, а также это могут быть исходящие файлы, которые по какой-то причине не получилось отправить.
  • «Отправить» – готовые к отправке пакеты ЭДО.
  • «На контроле» – здесь находятся отправленные электронные документы, для которых ожидаются действия со стороны других участников обмена. Это может быть как получатель, так оператор ЭДО.
  • «Разобрать» – пакеты ЭДО, которые были получены, но не распознаны программой по какой-то причине.

Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

  • ЭДО «1С» поможет забыть о ручном составлении документов и бумажной волоките.
  • Сервис экономит время сотрудников и позволяет в разы ускорить документооборот в компании.
  • С помощью ЭДО сохраняются средства из бюджета, которые обычно приходится тратить на почтовые отправления и оплату работы курьера.
  • Повышается скорость обработки входящих документов. Все входящие счета-фактуры и акты сразу попадают в вашу учетную систему, остается только проверить корректность данных и «провести» полученный документ.
  • ЭДО снижает вероятность ошибок при вводе.
  • Переход на электронный документооборот сэкономит место в офисе благодаря избавлению от бумажного архива и громоздких папок с бумагами.
  • Вы будете всегда в курсе того, получен ли ваш документ, т.к. любому электронному документу присваивается соответствующий статус.
  • Электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Вы с легкостью можете предоставить его в контролирующие органы по защищенным каналам связи.

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. Более того, пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!

Людмила Пашковская

Автор Людмила Пашковская

Руководитель Службы электронного документооборота.

Руководитель Службы электронного документооборота.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *